Programma assistent (administratief medewerker)

Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je een bijdrage aan de samenleving kunt leveren en nieuwe carrière stappen kunt maken? Een functie waarin je zelfstandig én vanuit een divers samengesteld team aan de slag gaat? Ben jij een positieve en enthousiaste persoonlijkheid die beschikt over goede communicatieve vaardigheden? Werk je secuur en gestructureerd en kun je goed plannen? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Als Programma assistent ben je bezig met verschillende ondersteunende werkzaamheden. Zo zorg je ervoor dat de agenda’s en overleggen van het programmateam gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Ook ben je verantwoordelijk voor het administratief beheer. Je voert o.a. de administratie van contracten uit, stelt brieven op, verzorgt de verwerking van dossiers in het Zaaksysteem en maakt notulen van de diverse overleggen. Daarnaast ondersteun je programmateams bij hun werkzaamheden en werkt nauw met hen samen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid.

Ook de communicatie rondom het thema duurzaamheid valt onder jouw verantwoordelijkheid, alsook het schrijven van social mediaberichten en (web-)teksten voor de nieuwsbrief. Ook zal je op projectbasis ondersteunende werkzaamheden uitvoeren, zoals:

• Het organiseren van inwonersavonden omtrent duurzame voorlichting.
• Inwonersvragen over duurzaamheid doorverwijzen.
• Het doorzetten van beleid- en projectstukken.

Jouw team

In De Bilt werken we in zelforganiserende teams. Jij gaat deel uitmaken van het programmateam Klimaat en energietransitie, dat bestaat uit zes medewerkers en zich bezighouden met diverse visie en beleidsontwikkelingen en projecten. Zij houden zich bezig met de energie en warmtetransitie, verduurzaming van de gebouwde omgeving, klimaatadaptatie en nog veel meer! De sfeer in het team is open en informeel. Iedereen is altijd bereid elkaar te helpen. Integraliteit en transformatie zijn uitdagingen die het team binden.

Onze collega Mariska vertelt je graag meer over het werken bij onze gemeente:

Bekijk ook de video’s van onze andere collega’s.

Wat neem je mee?

Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder het overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt proactief mee en vooral vooruit. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding te leggen met het team en de rest van de organisatie. 

•  Je hebt al een aantal jaar ervaring als ondersteuner/ assistent/ secretaresse voor management en/of teams op mbo+ niveau.
• Bereidheid om sporadisch buiten kantooruren te werken.
• Je hebt ervaring met werken in een dynamische omgeving.  
• Natuurlijk ben je digitaal vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden (Teams, Zaaksysteem, Office 365, Adobe of soortgelijke systemen).
• Je overziet het geheel en signaleert als er iets niet lekker loopt.
• Je bent sociaalvaardig en klantgericht.

Wat bieden we?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 275 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.052 (schaal 8) tot maximaal € 4.297 (schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 oktober 2024).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
• Opleidingsmogelijkheden o.a. via ons eigen leerportaal.

Interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer[SB1]  dan meteen! Wij ontvangen jouw CV en/of motivatiebrief graag. Je kun je brief richten aan Anita van der Kolk, HR Business Partner. Deze vacature blijft openstaan tot er een geschikte kandidaat is gevonden. Het eerste selectiegesprek voeren we op donderdag 14 november 2024. Als jij meegenomen wilt worden in deze eerste gespreksronde, reageer dan uiterlijk op donderdag 7 november 2024.  

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Bel Anita van der Kolk, HR Business Partner via 06-42718542 of mail je vragen naar Duurzaamheid@debilt.nl.

Zó werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen:  Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen? Kijk op ons YouTubekanaal om te zien wat gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft.

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal!

Tenslotte

We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt in onze organisatie. Daarom verwelkomen we diversiteit in onze organisatie. Of dat nu gaat om verschil in achtergrond, leeftijd, geaardheid, arbeidsbeperking of anderszins. Verschillen tussen collega’s geven variatie in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten. Zo kunnen we het werk in, met én voor onze gemeente nog beter doen.

Delen? Ja graag!

Acquisitie? Nee, bedankt.