(Junior) Functioneel Beheerder Zaaksysteem

(Junior) Functioneel Beheerder Zaaksysteem

Ben jij de schakel tussen IT en de gebruikers, met een talent voor het vertalen van wensen naar slimme oplossingen? Als functioneel beheerder zorg je ervoor dat onze systemen optimaal draaien en gebruikers snel geholpen zijn. Ben jij klaar om verschil te maken en onze werkprocessen te verbeteren?

(Junior) Functioneel Beheerder Zaaksysteem 

• 32-36 uur per week
• Maximaal € 4.811,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur
• De sollicitaties worden voortdurend beoordeeld en de vacature blijft online staan tot we de juiste kandidaat hebben gevonden - Reageren kan o.v.v. vacaturenummer: 2024-64-INFO

Wat ga je doen

Als Functioneel Beheerder speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van je collega’s bij het gebruik van ons zaaksysteem. Jouw belangrijkste taak is de gebruikers zo goed mogelijk ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden, hun behoefte en wensen te signaleren en om te zetten naar ondersteunende werkprocessen en functionaliteiten binnen het Microsoft 365 Platform. Je werkt daarbij procesgericht en in samenwerking met de Procesadviseurs van de Gemeente Houten.

Ons zaaksysteem is speciaal ontwikkeld voor gebruik door verschillende gemeenten. Het is gebaseerd op het Microsoft 365 platform en maakt voornamelijk gebruik van Microsoft Dynamics, SharePoint en Power Apps. Daarnaast krijgt het gebruik van Power Automate steeds meer aandacht. Jij zoekt hierin continu naar nieuwe toepassingsmogelijkheden voor het optimaliseren van de werkprocessen van onze gemeente.

Het zaaksysteem is cruciaal voor de communicatie tussen de gemeente Houten en haar inwoners. Alle belangrijke documenten worden  in dit systeem verwerkt, opgeslagen en op basis van de archiefwet bewaard of vernietigd. Documenten worden zo veel mogelijk via sjablonen met behulp van de applicatie Xentail gegenereerd. De vergaderstukken die in dit systeem worden aangemaakt, worden via de applicatie iBabs naar het bestuur gestuurd. Jij zorgt ervoor dat de werkzaamheden zo veel mogelijk geautomatiseerd en vlot kunnen worden uitgevoerd.

Hoe ziet je werkdag eruit? 
Elke dag start met een check van het zaaksysteem en de gekoppelde applicaties zoals Xential en iBabs en onze website. Je controleert of alles soepel draait, lost eventuele storingen op en zorgt ervoor dat de beveiliging van gegevens up-to-date blijft. 

Je staat klaar voor gebruikers, beantwoordt hun vragen en geeft advies. Je communiceert helder over storingen of nieuwe updates, en als het nodig is, maak je praktische handleidingen. 

Regelmatig neem je deel aan bijeenkomsten, waarbij je luistert naar de wensen van gebruikers en vertaalt deze naar mogelijkheden binnen het systeem. Daarnaast werk je aan projecten om de digitalisering binnen de organisatie verder te versterken en deel je jouw kennis met collega’s om het functioneel beheer verder te professionaliseren.

Uiteraard houd je nauw contact met de leverancier over de contracten, updates en nieuwe ontwikkelingen. Voor updates maak je testplannen en voert deze (samen met gebruikers) uit.

Wie je bent

Je hebt een afgeronde Hbo-opleiding in de richting van Functioneel Beheer, Informatiekunde of Bedrijfsinformatiekunde. Je hebt ervaring met functioneel beheer, kunt goed luisteren naar gebruikers en hun behoeftes en wensen vertalen naar (nieuwe) functionaliteiten en bent goed  in het beantwoorden van gebruikersvragen. Ervaring met werken bij een gemeente is een pre. Je kent Microsoft Dynamics, Power Apps en SharePoint en je kunt goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent iemand die goed kan samenwerken, proactief en flexibel is, en die altijd naar resultaten streeft. 

Verder kun je: 

• De werkwijzen en werkprocessen van medewerkers en managers analyseren;
• Kansen signaleren voor procesverbeteringen binnen het systeem;
• Functionele ontwerpen en proces-flows opstellen;
• Functioneel testen uitvoeren;
• Intakes afnemen en advies geven over de inrichting van systemen;
• Zelf oplossingen inrichten en workflows maken;
• Het beheer organiseren en afspraken maken over het beheer;
• De helpdesk instrueren voor een goede eerstelijns ondersteuning. 

Toe aan een nieuwe stap? 

Misschien heb je je eerste werkervaring opgedaan in een vergelijkbare rol en ben je er nu aan toe om een vervolgstap te maken. Of heb je een afgeronde Hbo-opleiding, herken je je in de competenties en lijkt deze rol perfect voor jou? Ben je ook zeer gemotiveerd en leergierig om het vak je eigen te maken? Ook dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. 

We zorgen er dan voor dat je, met een opleidingsprogramma speciaal op maat voor jou, deze mooie rol kan gaan vervullen. 

In welk team kom je terecht

Het team Informatie is sinds mei 2024 actief als regieorganisatie en bestaat uit de clusters Advies, Regie, Geo, Functioneel Beheer, Helpdesk en Digitale Informatie Voorziening (DIV). Het team ondersteunt andere teams binnen de organisatie zo goed mogelijk op het gebied van informatie en technologie. Met ruim dertig enthousiaste collega’s die altijd klaarstaan om samen te sparren, wordt er gewerkt aan mooie resultaten. Daarnaast vervult het team een regierol voor de ICT-dienstverlening richting andere organisaties in de regio, zoals WIL, RUD en RAZU.

De gemeente Houten investeert fors in de informatievoorziening om deze toekomstbestendig te maken. Dit zorgt ervoor dat je in een dynamisch team terechtkomt, waar volop verandering plaatsvindt en waar je de kans krijgt om echt je stempel te drukken op de ontwikkelingen.

Dit bieden we je

• Een jaarcontract met bruto maandsalaris van minimaal € 3.359,- en maximaal € 4.811,- (schaal 9) bij een dienstverband van 36 uur. Als je (nog) niet beschikt over de gewenste opleiding en ervaring, dan word je benoemd in de aanloopschaal;
• Als je nog niet aan de gestelde functie-eisen voldoet, vindt inschaling plaats in de aanloopschaal 8. Het bruto maandsalaris is in deze schaal minimaal € 3.052,- en maximaal € 4.297,- bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week;
• Na een jaar kans op een vast contract, afhankelijk van je beoordeling
• 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) voor bijvoorbeeld extra vakantiedagen of uitbetaling
• Flexibel, hybride werken in overleg met je team
• Een centraal gelegen werkplek naast het station, 8 minuten van Utrecht Centraal
• Laptop, telefoon en volop opleidingsmogelijkheden via onze Houten Academie
• Vitaliteitsprogramma, leasefiets en reiskostenvergoeding (NS Business Card mogelijk)
• Betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling (ABP).

Enthousiast geworden?

Dan wil je vast solliciteren. Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv. Vermeld bij je sollicitatie het vacaturenummer 2024-64-INFO

Wil je meer weten over de functie? Bel, app of mail met Monique Peek, P&O Adviseur via 06-50283502 of monique.peek@houten.nl. 

De sollicitaties worden voortdurend beoordeeld en de vacature blijft online staan tot we de juiste kandidaat hebben gevonden. Verwachten wij dat we een goede match zijn, dan nodigen we jou uit voor een gesprek. Wij zien je sollicitatie met interesse tegemoet!

Kom je bij ons in dienst? Dan is een VOG verplicht.
 
Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Acquisitie stellen we niet op prijs. Delen van deze vacature in je netwerk wel!