Management Assistent

MANAGEMENT ASSISTENT (32-36 uur)

Ben jij een alleskunner die moeiteloos overzicht houdt, ook wanneer de druk toeneemt? Heb je een proactieve houding en ben je een kei in agendabeheer en secretariële ondersteuning? Dan zoeken wij jou ter versterking van ons Bestuurssecretariaat!

Zo maak jij het verschil

Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en laat je niet gek maken door de complexe puzzel die we agendabeheer noemen. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een pietje precies, maar ook in staat om je voelsprieten op het juiste moment uit te steken. En dan ben je ook nog een prettige collega met wie het goed samenwerken is! Door dit alles ben jij goed in staat om ons college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris écht te ontzorgen.

Wat ga je doen

Je hebt een afwisselende functie en geen dag is hetzelfde voor jou. Dagelijks verricht je allerlei secretariële en organisatorische ondersteunende werkzaamheden voor het college en de gemeentesecretaris en daarnaast ondersteun je regelmatig de medewerkers van Kabinetszaken.

Een greep uit jouw afwisselende takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
• Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen in nauwe samenwerking met de directiesecretaris en de gemeentesecretaris en
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s. 

Ons aanbod

• Afhankelijk van je ervaring en opleiding bieden wij een salaris tussen € 2.700 en maximaal € 3.831 bruto per maand op basis van 36 uur (schaal 7);
• Boven op je salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%
• Je kunt zelf kiezen of je bijvoorbeeld extra vakantiedagen koopt of dat je het budget uit laat betalen; 
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, een reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding en een eenmalige tegemoetkoming in de kosten voor de inrichting van je thuiswerkplek. We zorgen voor een laptop en smartphone, zodat je goed locatie-onafhankelijk kunt werken;
• Veel opleidingsmogelijkheden; we denken met je mee en investeren graag in jou en jouw ontwikkeling;
• Wij geloven in een langdurige samenwerking en daarom krijg je bij ons direct een vast contract;
• Je werkt in een kleine, dynamische organisatie met korte lijnen, betrokken collega’s en een goede werksfeer en een informele en directe omgang met de bestuurders;
• Je werkt het grootste gedeelte van je tijd op het gemeentehuis, dat op loopafstand ligt van het gezellige centrum van Wijk bij Duurstede. Er is voldoende mogelijkheid tot onbetaald parkeren en er ligt een bushalte voor de deur. Je kunt gedeeltelijk thuiswerken.

Dit ben jij

• Je bent nauwkeurig en weet hoe je zaken soepel kunt laten verlopen. Je bent enthousiast en je kunt onder druk kalm en gestructureerd blijven. Daarnaast heb je:
• Een Mbo-diploma in een secretariële richting;
• Ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden.
• Je beheerst het volledige MS Office pakket. Kennis van het Zaaksysteem (een applicatie waarmee onze organisatie werkprocessen digitaal organiseert) en iBABS (een applicatie  waarmee je het volledige vergaderproces beheert) of soortgelijke systemen is een pré;
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en je bent goed in plannen en organiseren;
• Je bent minimaal 32 uur per week inzetbaar. Je stemt de verdeling van je inzet over de werkweek af met je directe collega’s. Samen zorgen jullie voor een goede bezetting van het Bestuurssecretariaat. Jouw vaste wekelijkse vrije dag heb je daardoor op dinsdag, woensdag of donderdag.

Voldoe jij niet helemaal aan dit plaatje, maar ben jij er wel van overtuigd dat jij dé alleskunner bent die onmisbaar is voor ons Bestuurssecretariaat? Geef dan aan in je motivatie waarom dat zo is!

Dit zijn wij: Groot genoeg om klein te blijven 

Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor deze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.

Bij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkduurstede.nl.

Dit zijn je directe collega’s: team Advies en Ondersteuning

Het team Advies en Ondersteuning (28 medewerkers) heeft een nauwe betrokkenheid met het bestuur, vanuit inhoudelijke advisering, maar ook als het gaat om representatieve taken. Het team wordt gekenmerkt door een diversiteit aan disciplines variërend van dagelijkse uitvoering tot strategische advisering. Binnen het team zijn de juridisch adviseurs, P&O en communicatie gepositioneerd. Daarnaast maken het bestuurssecretariaat, kabinet en de facilitaire medewerkers deel uit van dit team.

Informeren & solliciteren

We zijn benieuwd naar jou! Kom jij onze organisatie versterken? Upload je cv en een korte motivatie via https://vacatures.one/31207. Dit kan tot en met zondag 5 januari 2025. De kennismakingsgesprekken vinden zo veel mogelijk plaats op donderdag 9 januari 2025.

Heb je inhoudelijke vragen? Bel of mail met Madeloes van Rooijen-Karremans, teamleider A&O, via m.vanrooijen@wijkbijduurstede.nl of 06 – 428 662 41. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Mail dan met personeel-en-organisatie@wijkbijduurstede.nl.

Delen? Ja, graag!

Elke sollicitatie behandelen wij volgens de NVP-sollicitatiecode

Anoniem solliciteren behoort tot de mogelijkheden