Managementassistente cluster Ruimte, Economie en Duurzaamheid

Tijdelijke functie voor 6 maanden met kans op verlenging

MBO+/HBO | €2.700 - €4.297 | Schaal 7-8 | tijdelijk | 32-36 uur

Werken als management assistent bij gemeente Haarlemmermeer betekent …

• Verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning en het ‘reilen en zeilen’ binnen het cluster algemeen en de zes teams;
• Dat jij snel kunt schakelen en je een cruciale ondersteunende schakel binnen het cluster bent.
• Een spin in het web zijn binnen de teams; je werkt samen met alle collega's, waardoor je met alle facetten te maken krijgt binnen ons cluster.

De kern van jouw functie
Samen met je collega ben jij het eerste administratieve en secretariële aanspreekpunt voor de cluster- en teammanagers. Je bent een vraagbaak voor het cluster. Ook assisteer je in administratieve zaken rondom personeel. Denk hierbij aan hetoverzicht houden op lopende vacatures, inplannen van sollicitatiegesprekken en aanvragen voor inhuur van tijdelijke medewerkers. Ook regel je facilitaire aangelegenheden . Voor dit alles heb je ook veel contact met andere collega’s buiten ons cluster.

Het organiseren van bijeenkomsten voor de teams, zowel in- als extern behoren tot jouw takenpakket en hierbij weet jij alles van A-Z goed te regelen en te organiseren en ben je daarbij vaak het eerste gezicht en visitekaartje van ons cluster! Ook liggen er binnen ons cluster mooie en grote uitdagingen waarbij ondersteuning nodig is. Dit geeft een verdieping in het werk en maakt ook dat je je betrokken voelt bij de onderwerpen die binnen ons cluster spelen. Dit geeft ook voor jou ruimte om jezelf te ontwikkelen. Als ondersteuner zie je verbanden en signaleer je knelpunten. Je denkt altijd een stap vooruit, bent een organisatietalent, zelfstandig en initiatiefrijk.

We doen het samen
Het cluster RED is groot en bestaat uit ongeveer 120 mensen (vast en inhuur), die werken vanuit 6 teams: Energietransitie, Ruimtelijke plannen, Ruimtelijke ontwikkeling, Verkeer & Vervoer, Economische- en luchthavenzaken en Staf. De teams worden direct aangestuurd door een teammanager, de clustermanager is hiërarchisch verantwoordelijk voor team staf. De teammanagers rapporteren aan de clustermanager. De clustermanager, teammanagers en de clustersecretaris vormen samen het management team van het cluster. Het cluster wordt verder nog actief ondersteund door je collega managementassistent en een financieel ondersteuner.

Werken voor Haarlemmermeer
Haarlemmermeer is een spannende en dynamische gemeente vol contrasten: agrarisch, maar ook met de dynamiek van internationale handel en logistiek. Groen én grijs, dorps én grootstedelijk. Nationale luchthaven Schiphol Airport draagt mede bij aan het unieke karakter van Haarlemmermeer. Haarlemmermeer streeft ernaar een duurzame, innovatieve en dienstverlenende gemeente te zijn. Inmiddels telt Haarlemmermeer meer dan 165.000 inwoners, 31 dorpen en kernen. Het gemeentelijk gebied strekt zich uit van het Noordzeekanaal in het noorden tot aan de Kagerplassen in het zuiden. De komende decennia zal Haarlemmermeer doorgroeien naar meer dan 200.000 inwoners. De groeifase waarin de gemeente zich bevindt, vraagt om een organisatie die daarin meegroeit. Gemeente Haarlemmermeer is daarin een energieke en inclusieve organisatie, die zich optimaal inzet voor iedereen die in de gemeente woont en werkt.

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 2.700,- en € 4.297,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Een vaste teamdag waarop we gezamenlijk werken op kantoor.
• Werken waar en wanneer je wilt en flexibele begin en eindtijden, afhankelijk van je functie, waarbij je minimaal 50% van je werkuren op kantoor aanwezig bent. Ondersteund met een telefoon en laptop, ook afhankelijk van je functie.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaan coaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEER Vitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops en veel meer.
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud).

Dit zoeken we in jou
Krijg jij energie van het ontzorgen van collega’s? Krijg jij een goed gevoel door anderen te helpen? Is samenwerking, overzicht hebben én houden jouw intrinsieke motivatie? Dan zien wij jou graag zo snel mogelijk ons team komen versterken.

Verder heb je:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Uitstekende ervaring met secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden;
• Volledige beheersing van het MS Office pakket;
• Ervaring met complex agendabeheer;
• Bij voorkeur kennis van DJUMA of werken met postregistratie en zaaksystemen;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent klantgericht, integer en gericht op samenwerking;
• Affiniteit met digitalisering/ digitale werkprocessen.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je
Upload direct je motivatie – waarin je natuurlijk aangeeft wat jou inspireert in deze functie – en je cv uiterlijk 19 januari 2025 via het sollicitatieformulier. Ons team is voornemens om met geschikte kandidaten direct een kennismaking in te plannen. Wij streven er naar om binnen vijf werkdagen kandidaten te informeren over het wel óf niet uitnodigen voor een kennismaking.

Meer weten over deze vacature?
Vragen over de functie? Neem dan contact op met Jaap Huibers, Clustermanager, via jaap.huibers@haarlemmermeer.nl of bel +31622484443
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Rolf van de Haar, corporate recruiter, via 023-567 6273 of rolf.van.de.haar@haarlemmermeer.nl .

Procedure

• Deze vacature staat open totdat we de juiste collega hebben gevonden. Dus wacht zeker niet tot de einddatum met reageren als dit jouw gewenste nieuwe carriere stap is!
• We streven ernaar om binnen 5 werkdagen te reageren op je reactie.

NB. Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen wij niet in behandeling