Directieassistent Algemeen Directeur / Gemeentesecretaris

Ben jij die enthousiaste en proactieve directieassistent en kom je ons dynamische team te versterken?

Hoe doe jij ertoe?
Als directieassistent ondersteun jij de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het centrale managementteam, en zorg jij ervoor dat alles efficiënt verloopt. In deze rol zijn dit jouw hoofdactiviteiten:

• Ondersteuning van de algemeen directeur/gemeentesecretaris in de breedste zin van het woord
• Als directieassistent organiseer je vergaderingen, beheer je de agenda, zorg je
  voor planning en notuleren, en coördineer je verdere werkzaamheden en
  actiepunten van het directieteamoverleg en het centrale managementteamoverleg
• Organiseren en voorbereiden van (in)formele collegevergaderingen en het uitzetten van vervolgacties binnen de organisatie
• Adviseren over procesmatige aspecten
• Prioriteren en bewaken van verschillende uitvoeringsprocessen en -procedures, en zelfstandig toetsen van aanvragen en verzoeken

Hoe ziet je dag eruit?
Vandaag begin je de dag met een overleg met de gemeentesecretaris en de directieadviseur. Jullie bespreken de agenda en de prioriteiten voor de week. Na het overleg werk je de actiepunten uit en los je agendaknelpunten op met collega’s van het bestuurssecretariaat. Vervolgens spreek je een collega die
graag een ontwikkeling met de gemeentesecretaris wil bespreken. Je geeft aan dat je de agenda zal aanpassen om dit mogelijk te maken. Kort daarna komt het afdelingshoofd Veiligheid, Toezicht en Handhaving binnen. Hij heeft moeite met het tijdig aanleveren van stukken voor het managementoverleg. Je stelt hem gerust en geeft hem tot vrijdag 12.00 uur de tijd, met de afspraak dat hij belt als dat niet lukt. In de middag bereid je de komende collegevergadering grondig voor en stuur je herinneringen aan collega’s voor het aanleveren van hun stukken. Aan het einde van de dag verzet je nog enkele afspraken en regel je een overleg tussen diecollega en de gemeentesecretaris voor woensdag. Je collega bedankt je voor je snelle actie. Tevreden fiets je na een productieve dag naar huis.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde hbo-opleiding
• Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een soortgelijke functie binnen het openbaar bestuur
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een functie als directieassistent/secretaresse, managementassistent, officemanager of soortgelijk
• Werkervaring met het bewaken van ambtelijke procedures
• Werkervaring in het stellen van prioriteiten binnen het beleidsproces

Wat doen we voor jou?

• Salaris van minimaal €3.317 en maximaal €4.752 per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 9)
• In deze vaste baan start je met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 12 maanden
• Individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% van het salaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten
  Thuiswerkmogelijkheden, een iPhone en laptop

Werk jij straks hier?
Werken voor Bedrijfsvoering (BV) is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Goed om te weten

• Neem voor meer informatie contact op met Hester Soeters (teamleider) via 06-4684 8091 of hsoeters@leidschendam-voorburg.nl
• Reageren kan tot en met donderdag 12 september.