Management assistent

Kijk, als ervaren Management assistent, hoeven we jou niet te vertellen hoe uitdagend jouw baan is. Van agenda- en mailbox beheer, tot administratieve ondersteuning van het bestuurlijke besluitvormingsproces en verzorgen van (online)bijeenkomsten. Bijna teveel om op te noemen. Jij zoekt juist die leuke werkplek en die hebben wij!

Hebben we aandacht? Mooi, we gaan graag het gesprek met je aan!

Wat houdt je functie in?

Je hebt regelmatig contact met jouw managers over hun wensen qua ondersteuning (hoe jij hen het beste kunt ondersteunen en ontzorgen). Je houdt nauwkeurig de agenda en stukkenstroom van jouw managers bij en denkt altijd een stap vooruit. Je vervult de rol van sparringpartner voor jouw managers en weet ze op een integere manier te adviseren.

Je bent verantwoordelijk voor de complexe agenda van jouw managers en voor de voorbereiding van verschillende vergaderingen. Daarnaast help je tevens bij alle processen rondom werving, aanmelding en het inwerken van nieuwe medewerkers. Ook bied je administratieve ondersteuning bij de inkoopprocedure met betrekking tot inhuur. Het plannen en organiseren van (team- en afdelings-) bijeenkomsten en zaken regelen voor het afscheid en jubilea van medewerkers is ook onderdeel van jouw brede takenpakket.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning en de logistiek van het opstellen van de agenda’s van de overleggen met de wethouders en overleggen waarbij meerdere wethouders zijn betrokken.

Kortom we bieden je een veelzijdig pakket aan werkzaamheden.

Kom jij in tijdnood bij klussen of is er extra kennis nodig, dan vraag je jouw collega’s of teammanager om hulp. En heeft een collega versterking nodig? Geen probleem! Je springt bij als dat nodig is.

Het is in deze functie belangrijk dat je helder en goed communiceert en het leuk vindt om met verschillende type mensen samen te werken. Verder vraagt de positie om een accuraat, flexibel en proactief persoon.

Je bent een belangrijk onderdeel van de centrale managementassistentenpool. In overleg wordt met jou afgestemd welke managers je gaat ondersteunen. De gemeente Hilversum is een dynamische omgeving waarbij het van essentieel belang is dat je stressbestendig bent, een gezonde dosis assertiviteit hebt, stevig in je schoenen staat en het overzicht weet te bewaren.

Wat breng je mee?

• Je hebt een afgeronde MBO-4 opleiding richting secretaresse of managementassistent(e);
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie opgedaan in een dynamische en complexe werkomgeving;
• Je bent beschikbaar op de vrijdag;
• Je beheersing van de Nederlandse taal is uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Office 365 heeft voor jou geen geheimen, je weet hoe Microsoft Teams werkt en je maakt je nieuwe computerprogramma’s zoals Ibabs of Zaaksysteem snel eigen.

Wie ben je?

Jij vindt het een leuke uitdaging om alles in goede banen te leiden. Je voelt je verantwoordelijk en zet graag dat extra stapje om alles goed te plannen en organiseren, daarmee ontzorg je de manager. Ook al is het nog zo hectisch jij blijft kalm, denkt in mogelijkheden in plaats van problemen en weet goed prioriteiten te stellen. Je bent in staat om problemen of belemmeringen te signaleren en draagt snel een oplossing aan. Je past je gemakkelijk bij veranderingen aan en je hebt oog voor jouw omgeving en de taken en verantwoordelijkheden van jouw managers. Als iets spoed heeft dan ben je bereid om dit eerst af te maken alvorens je jouw werkdag afsluit. Je kunt goed luisteren, denkt graag mee en spant je in om een gezamenlijk resultaat te bereiken.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?

Je komt te werken in het team bedrijfsondersteuning wat valt onder de afdeling interne dienstverlening. Je bent een belangrijk onderdeel van de centrale managementassistentenpool. Het team wordt aangestuurd door onze teammanager Ingelou Nagel.

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad. Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat bieden wij je?

• Een contract van 32 uur;
• In eerste instantie krijg je een jaarcontract met de intentie die na een jaar om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Jouw salaris valt in schaal 7, wat loopt van € 2.666 tot en met € 3.784 bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou schalen we je in, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Aanvullend krijg je iedere maand nog een Individueel Keuzebudget (IKB) tot je beschikking van 17,05%. Per maand is dit minimaal € 454,55 tot maximaal € 645,17  bruto bovenop je salaris. Dit budget kun je uit laten betalen of kun je inzetten voor verschillende doeleinden;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden;
• Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken;
• Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk! Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op locatie werkt.

Wil je meer informatie?

Stuur gerust een Whatsapp bericht of bel naar Marc Lesschen, Recruiter, 06-41 17 48 27 of Ingelou Nagel, Teammanager, 06-54 90 00 59

Die baan wil ik!

Dat snappen we heel erg goed. Voor nu heb je tot en met 22 september de tijd om te reageren. Wij gaan vast het gesprek aan als we een mogelijke match zien.

Een VOG is onderdeel van deze procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature? Nee hoor, dank je wel!