Secretaresse

24 uur, maximaal € 3.524,00 bij 36 uur (schaal 6)

Ben jij de organisatorische duizendpoot met een hulpvaardige instelling die het leuk vindt collega’s van verschillende afdelingen secretarieel te ondersteunen? Zet jij op enthousiaste wijze jouw kennis en praktische expertise in om collega’s te ondersteunen met plannen en organiseren? Kijk jij er naar uit afwisselende taken uit te voeren in een werkdag en ben je een echte teamspeler? Dan maken wij graag kennis met jou! 
 

WAT GA JE DOEN ALS SECRETARESSE?

Je werkt in deze functie binnen het team Bedrijfsbureau onder de afdeling Facilitaire Zaken. Samen met je team biedt je secretariële ondersteuning richting de verschillende afdelingen van het cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA). 16 uur van de week werk je voor de afdeling HR&O en de overige 8 uur werk je voor een van de andere afdelingen. Je ondersteunt de leidinggevende en de collega’s van HR. Met jouw organisatorische vaardigheden en hulpvaardige instelling ondersteun jij collega’s met onder andere het beheren van agenda’s, het plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten, het reserveren van interne en externe vergaderruimtes, het bestellen van catering, het behandelen van de post, het maken van planningen en het regelen van attenties.

Kortom, er is een diversiteit aan taken uit te voeren binnen een werkdag wat dit een leuke, afwisselende functie maakt. Je werkt regelmatig ook samen met je directe collega om klussen samen nog beter op te pakken. 

De vacature is voor 24 uur per week. Voor deze vacature willen we graag dat je op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag werkt. We werken bij gemeente Leiden deels op kantoor en deels vanuit huis, hoe dit voor jou kan werken kunnen we overleggen. Op kantoor werken mag altijd. 
 

DIT KRIJG JIJ

Aanbod voor jou is een salaris van maximaal € 3.524,00  bruto per maand (schaal 6), o.b.v. 36-urige werkweek. Dit is inclusief 1,25% CAO verhoging vanaf 1 oktober 2024. 
Verder bieden we jou: 

• Een contract van 24 uur per week aan voor de periode van één jaar met mogelijk uitzicht op een vast dienstverband. 
• Een organisatie met korte lijnen waar veel wordt gedaan aan vitaliteit en duurzaamheid.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten of je kan gebruik maken van een NS-Business Card.
• Een werksfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze inwoners.
• Professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling. We hebben een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen.Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) wat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bovenop de wettelijke 70%-regeling.
• Opname in het ABP-pensioenfonds en een jaarlijkse tegemoetkoming ziektekostenverzekering.
• We werken hybride, waarbij het uitgangspunt is dat je een deel van je werktijd in overleg ook thuis kunt werken.
• De ruimte om jouw optimale werk-privé balans te vinden; je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid om je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past. Je krijgt faciliteiten inclusief een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per dag om verantwoord thuis te werken. Voor de dagen die je naar kantoor komt, ontvang je een reiskostenvergoeding. (Afhankelijk van waar je woont). 
   

DIT BEN JIJ

Jij bent een zeer gemotiveerde proactieve ondersteuner die initiatief neemt en gericht is op samenwerking. Jij bent verbindend en hulpvaardig. Je bent mondeling en schriftelijk communicatief vaardig naar je teamleden en interne opdrachtgevers. Je bent een kei in organiseren, je bent secuur, werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail. Je kunt omgaan met vertrouwelijke gegevens. 
Daarnaast vragen wij van jou:

• Een relevante opleiding of relevante werkervaring op mbo-niveau.
• Computervaardigheden in kantoorautomatisering.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring als secretaresse.
• Minimaal 2 jaar ervaring met organiseren, agendabeheer, planning en verslaglegging is een must.
   

ONZE AFDELING

Het cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA) is een jong bedrijfsvoeringscluster, onderdeel van de gemeente Leiden en werkt ook voor onze partners in de Leidse regio. IDA bestaat uit 7 afdelingen waarvan Facilitaire Zaken er een van is. In het team Bedrijfsbureau dat deel uitmaakt van Facilitaire Zaken is alle secretariële en algemene inhoudelijke en organisatorische ondersteuning voor cluster IDA georganiseerd. Het takenpakket dat bij deze vacature opgepakt wordt speelt zich voornamelijk af binnen de afdeling HR&O, maar vraagt ook een brede inzet voor vragen naar ondersteuning vanuit andere afdelingen binnen het cluster. Juist daarom zijn organisatie- en planningsvaardigheden en het kunnen toepassen van efficiënte werkmethoden van groot belang voor deze functie.
 

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE

Enthousiast geworden? We nodigen je van harte uit om te solliciteren. En alvast één gouden tip: wees jezelf. Wij omarmen de diversiteit van al onze collega’s en zijn oprecht benieuwd naar jou. We ontvangen graag uiterlijk 27 september jouw motivatie en cv. Doe het wel zo snel mogelijk, want zodra we een geschikte kandidaat gevonden hebben, sluiten we de vacature. 
 
Meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Jenny Haynes-Hollander, Teammanager Bedrijfsbureau via 06 4213 0373. Heb je vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met Patricia de Beer via telefoonnummer 06 5275 7940 (via Whatsapp kan uiteraard ook). Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt, of eerder indien vervuld. 
  
Voor deze vacature werven wij in- en extern tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties. 
 

TYPISCH LEIDEN

Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!

We zoeken collega’s die ons helpen bouwen aan een duurzame, sociale en
toekomstbestendige stad en gemeente.

WIJ ZIJN GEMEENTE LEIDEN.
WIE BEN JIJ?

Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.