Bestuurssecretaresse M/V

Werken voor Woerden en Oudewater!           

Bestuurssecretaresse M/V 

Ben jij de enthousiaste ontzorger die zorgt voor structuur in een dynamische omgeving? Wil jij jouw organisatietalent inzetten voor het organiseren van representatietaken van het college? Maak jij graag deel uit van een collegiaal en professioneel team van bestuurs- en directiesecretaresses? Kom dan werken bij ons! 

Werk waar je trots op kunt zijn.  

Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de burgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater. Dankzij jou verloopt de dag van de burgemeester en wethouders gestructureerd, vlot en vlekkeloos. Jij krijgt een grote mate van eigen verantwoordelijkheid maar werkt coöperatief samen met jouw collega’s van het Bestuurs- en Directiesecretariaat (BDS) in Woerden. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor alle werkzaamheden van BDS in beide gemeenten. 

Dit ga je doen. 

Je dag is gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de burgemeester en de wethouders, waaronder: 

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van het collegelid klopt van A tot Z; 
• Zelfstandige behandeling e-mail van het college; 
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en daarnaar handelen; 
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld); 
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie; 
• Vervanging van collega’s van team BDS bij afwezigheid; 
• Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken. 

Deze functie kent een bijzondere neventaak, jij bent tevens medewerker kabinetszaken, dit houdt in: 

• Je ondersteunt het college van B&W en in het bijzonder de burgemeester bij het voorbereiden van officiële ontvangsten en zaken van representatieve aard en adviseert daarover; 
• Je behandelt vertrouwelijke zaken, zoals aanvragen voor koninklijke of gemeentelijke onderscheidingen; 
• Je organiseert jaarlijks terugkerende evenementen, zoals de Lintjesregen, de nieuwjaarsreceptie voor de inwoners, activiteiten in het kader van de herdenking en viering van 4 en 5 mei, etc. 

Natuurlijk doe je dit niet alleen, maar samen met je collega’s in team BDS. 

Hoe jouw werkdag als bestuurssecretaresse er ongeveer uitziet. 

Ik kom aanfietsen bij het stadskantoor in Oudewater en loop via de trap naar mijn werkkamer. Ik zeg de collegeleden en collega’s gedag, start de laptop op en pak een kop koffie. Ik scan allereerst de agenda en mailboxen op spoedzaken. Het is dinsdag en het college heeft B&W vergadering. Ik zorg voor koffie en controleer of het systeem werkt. Alles loopt, tijd om te starten met de acties in de mail en het plannen van verschillende afspraken. In de loop van de ochtend heb ik een afspraak met een inwoner om een voordracht voor een koninklijke onderscheiding te bespreken. Daarna is het alweer tijd voor de lunch, eerst breng ik de lunch binnen bij het college en daarna loop ik gezellig met mijn collega een rondje door de stad, waar we een visje eten op de markt. In de middag bereid ik een werkbezoek voor van de commissaris van de koning aan Oudewater. Ik maak een draaiboek, regel de verschillende faciliteiten en controleer de protocollen of er niets ontbreekt. Tussendoor wordt er gebeld door een inwoner wiens ouders 50-jaar getrouwd zijn en die hij wil verrassen met een bezoek van de Burgemeester op deze heuglijke dag, leuk! Aan het eind van de dag werk ik de laatste mailtjes weg en controleer ik of de agenda's voor morgen helemaal op orde zijn. Alles is rond, ik zeg de collega's gedag en ga tevreden naar huis, tot morgen! 

Jouw sterke punten. Worden wij blij van. 

Om je als een vis in het water te voelen in de dynamische en uitdagende werksfeer in Oudewater, heb je een positieve en enthousiaste persoonlijkheid. Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en ad-hoc zaken, hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving. 

Je communiceert open, duidelijk en direct. Je staat stevig in je schoenen en houdt je rug recht. Je steekt je handen uit de mouwen en draait ze niet om voor het regelen van praktisch zaken in en rond het stadskantoor. Je bent loyaal, flexibel, een verbinder en werkt graag samen, waarbij vertrouwen altijd het uitgangspunt is. Kortom, een rots in de branding! 

Wat jou verder onze nieuwe bestuurssecretaresse maakt? 

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal MBO+-niveau. 
• Meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied, ervaring met de ondersteuning van een burgemeester is een sterke pré. 
• Je bent 36 uur per week beschikbaar, waarvan maandag, dinsdag en woensdag vaste werkdagen op het stadskantoor zijn. 
• Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een must. 
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. 
• Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel. 
• Ervaring met kabinetszaken is een pré. Mocht je nog geen ervaring hebben, dan ben je bereid de 6-daagse cursus ‘medewerker kabinetszaken’ te volgen. 

De gemeente, het team en de organisatie 

De gemeente Oudewater 

Als oase midden in het groen is Oudewater de oudste stad van het Groene Hart. Rust, ruimte en vergezichten. Het buitengebied is schitterend. De historisch bruisende en compacte stad met de monumentale binnenstad is prachtig gelegen in de groen landschappelijke omgeving Lopikerwaard, in de luwte van verstedelijking van de Randstad. Vanuit de grote steden Utrecht, Den Haag en Rotterdam ben je binnen een half uur in Oudewater. Natuurlijk, Historisch & Kleurrijk. Dat is de Magie van Oudewater! 

Het team 

Het team bestaat uit 7 enthousiaste medewerkers (5 in Woerden, 2 in Oudewater) en er heerst een collegiale, energieke dynamiek. Bij BDS is iedereen verantwoordelijk voor alle processen. De mindset is: we doen het samen. Samen zijn we verantwoordelijk voor het eindresultaat; een goed lopend secretariaat met tevreden klanten en gebruikers! 

We verwachten van jou dat je altijd kijkt waar het beter kan en dat oppakt of bij de juiste mensen neerlegt. 

De organisatie 

De gemeente Oudewater is een zelfstandige gemeente. De gemeente Woerden levert op basis van een dienstverleningsovereenkomst ambtelijke ondersteuning aan de gemeente Oudewater. Het bestuurs- en directiesecretariaat (BDS) valt daarom onder Woerden en is onderdeel van het domein Bedrijfsvoering, je komt dus ook bij de gemeente Woerden in dienst. BDS is de ondersteunende kracht achter de colleges van B&W en de directieleden van Woerden en Oudewater. 

Wij werken met het principe ‘kies je werkplek bewust’. Als secretaresse ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je een deel van je tijd letterlijk rondom het bestuur van de gemeente Oudewater, op het stadkantoor Oudewater, en heb je de mogelijkheid om in overleg een deel van je tijd thuis te werken. 

Mooie arbeidsvoorwaarden. Die wil je hebben. 

Alle financiële arbeidsvoorwaarden op een rij, weet je meteen waar je aan toe bent:  

• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Zo krijg je een maximaal salaris van € 4.297,00 (schaal 8) en ruim 25 vakantiedagen op basis van 36 uur per week. Genoemde salarisindicatie is inclusief de salarisverhoging cao-gemeenten per 1-10-2024. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem. 
• Boven op je salaris ontvang je een persoonlijk Individueel Keuze Budget van 17.05% (inclusief 8% vakantiegeld). Dit kun jij inzetten waar jij het voor wilt. Elke maand extra salaris verdienen (maximaal) € 732,00)? Of misschien liever extra verlofdagen bijkopen?  
• Daarnaast bouw je uitstekend pensioen op bij het ABP.   
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.  
• Dat je van ons je eigen iPhone en laptop in bruikleen krijgt, vinden we vanzelfsprekend.  
• Je thuiskantoor wordt gefaciliteerd. 

Op de mooie arbeidsvoorwaarden komt nog als extra:  

• Jouw ontwikkeling staat centraal: Bij onze Groene Hart Academie, waar je interne opleidingen en trainingen kunt volgen of gebruik kunt maken van onze interne coachpool. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf.  
• Sluit je aan bij onze actieve personeelsvereniging, EDOS, die allerlei leuke activiteiten organiseert? 

Nu reageren. En laten zien wat je in huis hebt. 

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater?  

• Met vragen kun je contact opnemen met onze recruiter Melissa Baas met telefoonnummer: 06 5008 1816. 
• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek.  
• Reageer via het online sollicitatieformulier.
• Binnen 10 werkdagen ontvang je een inhoudelijke reactie op jouw sollicitatie. We kijken ernaar uit je te ontmoeten!  
• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding.  

Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.