Programma Managementassistent Stationsdistrict & Mirt

Jouw rol:
Als programma management assistent (PMA) ben je werkzaam binnen de programmaorganisatie Stationsdistrict & MIRT. Je bent steun en toeverlaat voor de programmadirecteur voor de secretariële en ondersteunende werkzaamheden van de programmaorganisatie. Daarbij ben je verantwoordelijk voor onder meer de volgende taken:

• Je zet de programma administratie op en beheert deze (digitaal structureren, inrichten en beheren sharepoint, zo nodig wegwijs maken van collega's hierin en archivering);
• Je organiseert en plant (agenda technisch) programma-inhoudelijke activiteiten, zoals teamoverleggen, bestuurlijke overleggen, werksessies, etc. Dit zijn regelmatig intergemeentelijke of andere bestuurlijke overleggen;
• Je beheert agenda's, maakt afspraken op basis van inzicht in inhoud, prioriteiten en politiek-bestuurlijk verhoudingen;
• Je zorgt voor complete vergaderstukken en tijdige verzending, attendeert op (bijzondere) actiepunten/aandachtspunten.
• Je houdt het archief in het gemeentelijk systeem bij, kent trefwoorden en archiefcodes toe;
• Je structureert en verbetert waar nodig administratieve handelingen en processen, inclusief informatieverwerking;
• Je zorgt voor ondersteuning bij de financiële administratie van facturen en dergelijke.

Met wie doe je dat?
Als programma managementassistent ben je werkzaam binnen de programmaorganisatie Stationsdistrict en MIRT. Je werkt in een team dat de afgelopen twee jaar is uitgegroeid tot ongeveer 15 collega’s (waaronder de programmadirecteur, vijf programmamanagers, een programmasecretaris en een programmabeheerser). Je gaat in deze rol ook veel samenwerken met projectondersteuners en managementassistentes van de andere sectoren, de directieraad en externe partijen.

Dit breng je mee:

• Je beschikt over een (bij voorkeur) afgeronde hbo opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring als PMA-er binnen grote (ruimtelijke) programma's en/of projecten (overheidservaring is een pré);
• Je bent in staat om in de complexiteit van het programma de juiste prioritering aan te brengen, belangrijke verbanden te leggen en relevante informatie bij de juiste mensen te leggen;
• Je behoudt daarbij het overzicht en adresseert proactief knelpunten of risico's;
• Je hebt een ‘can do’ mentaliteit én politiek-bestuurlijke sensitiviteit en bent gewend te werken in een omgeving waarbij verschillende belangen spelen en (bestuurlijke) kaders nog uitgewerkt moeten worden;
• Je denkt graag mee met het team om snel in te spelen op ontwikkelingen.

Misschien heb je nog geen ervaring in één van de bovenstaande competenties maar zie je jezelf wel aan de slag als programmamanagement assistent? Ook dan nodigen we je graag uit om te reageren op deze vacature. Samen met jou bekijken we hoe we je kunnen ondersteunen om in de rol te groeien.

Wat bieden wij?
Een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans. Verder mag je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.014,- en € 4.244,- op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt;
• Een jaarcontract. Als we van beide kanten tevreden zijn, wordt het omgezet naar een vast contract;
• 27 vakantiedagen per jaar (als je fulltime werkt). Hiernaast kun je ADV dagen opbouwen en zo in totaal ongeveer 10 weken verlof opnemen per jaar. Werk je in deeltijd, dan is dat natuurlijk naar rato;
• Boven op je salaris krijg je ons Individueel Keuzebudget van 17,05 %. Dit houdt in dat er elke maand 17,05% van je bruto maandsalaris voor jou wordt gereserveerd. Dit kun je bijvoorbeeld inzetten voor de aankoop van verlofdagen of voor een fietsvergoeding. Ook kun je dit budget (deels) uit laten betalen;
• Jouw reis met het ov vergoeden wij volledig. Reis je met de auto? Dan hebben we een reiskostenvergoeding van € 0,23 per (woon-werkafstand) kilometer vanaf 7,5 km tot en met 40 km enkele reis. Kom je met de fiets/e-bike of te voet? Dan vergoeden we € 0,23 per km zonder maximum.
• Een groot aanbod aan cursussen en trainingen via de Eindhoven Academie;
• Hybride werken: een mooie mix van werken op een van onze locaties of vanuit huis. We bieden (thuis)werkfaciliteiten aan om je werkplek veilig en gezond in te richten. En voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt ontvang je een vergoeding;
• Gratis fruit in onze gebouwen en € 20,- per maand korting op een sportabonnement bij een aangesloten sportschool;
• Toegang tot de digitale versie van het Eindhovens Dagblad en 8 uur per jaar om je in te zetten voor maatschappelijke activiteiten die bijdragen aan de stad.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk https://www.werkenvooreindhoven.nl/over-ons/arbeidsvoorwaarden.

Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de gehele tekst op jou van toepassing.

Waar kom jij voor staan?
Eindhoven barst van de energie. Elk jaar komen er meer mensen naar toe om te wonen, te werken, te verblijven en te recreëren. Eindhoven groeit flink en natuurlijk brengt dat uitdagingen met zich mee. We ontwikkelen een stad voor alle Eindhovenaren, van nu en de toekomst. Een stad waarin iedereen een plek heeft en zich thuis voelt, waar je ook vandaan komt. Waarin ondernemers hun dromen kunnen waarmaken en innovatie alle ruimte krijgt. Want mensen maken de stad. Het vraagt veel van onze organisatie om dat waar te kunnen maken. We versterken daarom onze organisatie en maken ‘m samen toekomstbestendig voor de grote opgaven waar we als stad voor staan. Eindhoven, werk waar je voor staat.

Voor de meeste functies, zo ook voor deze functie, geldt dat hybride werken mogelijk is. Medewerkers zullen daarom minder vanuit kantoor en meer online werken. Dit betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en inclusie vinden we heel belangrijk. Bij ons is ruimte voor iedereen. We zijn blij met de verschillen tussen onze medewerkers. Die hebben we het liefst net zo groot als die in onze stad en regio. Want juist doordat we verschillend zijn, maken we samen onze grote plannen waar. Wil je weten hoe het is om bij ons te werken? Lees dan de verhalen van onze medewerkers op www.werkenvooreindhoven.nl.

Solliciteren?
Reageren kan tot en met 22 september. Met vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij Bart van Woerkum, Recruiter via 0642282464. Heb je nog inhoudelijke vragen? Frank van Swol, Programmadirecteur staat je graag te woord via 0613175803. In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces.

Acquisitie stellen we niet op prijs.