Directiesecretaresse

Ga jij graag open en zorgvuldig te werk, bouw jij makkelijk betekenisvolle relaties op, en sta je bekend om jouw ongeëvenaarde planning? Als Directiesecretaresse ondersteun jij de gemeentesecretaris en directeur en ben jij de schakel tussen de organisatie en de directie.

Ben jij die gedreven en zelfstandige persoon die zin heeft om samen met de jonge directie een eigen invulling te geven aan deze veelzijdige functie? En ben jij diegene die nog niet helemaal is waar je wezen moet, maar heb je de overtuiging dat je het kan? Lees dan snel verder!

Wie jij bent

• Je straalt plezier en enthousiasme uit
• Je bent open en transparant: what you see is what you get
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden
• Je bent communicatief sterk en komt je afspraken na
• Je bent een echte verbinder die de drempel tussen de organisatie en de directie laag houdt
• Je bent vernieuwend en niet bang om te zeggen dat het ook anders kan
• Je bent stressbestendig, flexibel, punctueel en houdt het overzicht
• Je bent integer en hebt het vermogen om vertrouwelijke informatie te beheren
• Je hebt een sterk gevoel voor politieke verhoudingen en gevoeligheden
• Je staat stevig in je schoenen en bouwt makkelijk een vertrouwensband op
• Je voelt je thuis binnen een overheidsorganisatie

Jouw verantwoordelijkheden

• Je bent een verbindende schakel tussen de directie en de collega’s binnen de organisatie; je ziet volop kansen om deze verbinding te versterken
• Je voert complex agendabeheer uit van de gemeentesecretaris en de directeur
• Je biedt organisatorische en secretariële ondersteuning aan de directie en zorgt ervoor dat je hen altijd een stapje voor bent
• Je plant en bewaakt de afspraken en zorgt voor de juiste prioriteitstelling
• Je verwerkt en bewaakt binnenkomende e-mails, telefoon en fysieke post en verzorgt administratieve handelingen namens de directie
• Je ondersteunt de directie bij de voorbereiding van overleggen. Jij zorgt ervoor dat stukken op tijd en kwalitatief goed worden aangeleverd
• Je woont het directie-overleg en de bijeenkomsten van het managementteam bij en zorgt voor een besluitenlijst en terugkoppeling naar de collega’s binnen de organisatie
• Je draagt bij aan een goede samenwerking met de afdelingsondersteuners door uniforme werkprocessen en communicatiestijlen te hanteren. Denk hierbij aan het organiseren van regelmatig overleg om ervaringen en uitdagingen te delen

Wat wij van je vragen

• Je hebt minimaal mbo denk- en werkniveau
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling
• Je bent digitaal vaardig. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen en weet anderen hierin mee te nemen
• Je bent sociaal vaardig en kunt goed schakelen tussen mensen met een verschillende achtergrond

Wat wij je bieden

Salaris en voorwaarden

• Een jaarcontract voor 32 uur per week. Zijn we blij met elkaar? Dan krijg je na dit jaar een vaste aanstelling
• Afhankelijk van je opleiding en werkervaring is je salaris maximaal € 4.297 per maand bij een 36-urige werkweek (schaal 8 CAO Gemeenten)
• Een goede reiskostenvergoeding. Reis je met OV krijg je 100% vergoed
• Het salaris wordt aangevuld met een Individueel Keuze Budget van 18,65% (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Je bepaalt zelf hoe en wanneer je jouw IKB budget (inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering) besteedt. Je kunt het laten uitbetalen of inzetten voor bijvoorbeeld een fiets, extra verlof of een sportabonnement

Nog meer pluspunten

• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals betaald ouderschapsverlof, collectiviteitskorting op je zorgverzekering en aantrekkelijke interne en externe opleidingsmogelijkheden
• Bij Gooise Meren werken we hybride: je hebt de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen en krijgt een thuiswerkvergoeding van € 3 netto per dag

Over het team Bestuurs- en directiesecretariaat
Als directiesecretaresse/-secretaris maak je onderdeel uit van het team ondersteuning bedrijfsvoering. Dit team bestaat uit 10 collega’s, waaronder bestuurssecretaresses, directiesecretaresse/-secretaris, medewerker bestuurlijke besluitvorming, medewerker kabinetszaken/representatie, secretaris van de Ondernemingsraad en afdelingsondersteuners.
Het team maakt deel uit van de afdeling Bestuurs- en Management Ondersteuning (BMO).

Ja, ik wil solliciteren!
Ben je enthousiast geworden? Stuur dan uiterlijk 27 oktober 2024 je CV met een korte motivatiebrief naar ons toe via het online sollicitatieformulier. De gesprekken zullen in de laatste week van oktober plaatsvinden.

Het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) is een vast onderdeel van de selectieprocedure. Het opvragen van een referentie kan onderdeel zijn van de procedure.
Deze vacature staat tegelijk intern en extern uit.

Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Interne kandidaten krijgen bij gelijke geschiktheid voorrang.

Vragen
Stel je vragen over deze functie aan Diana Koree (Teamleider) telefoon 06-256 88 469 of via mail d.koree@gooisemeren.nl