Administratief medewerker en planon data beheerder

36 uur, maximaal €4.297,00 (schaal 8)

Laat jij graag administratief alles op rolletjes lopen en ben je een kei in plannen en organiseren in een energieke en levendige omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

WAT GA JE DOEN ALS ADMINISTRATIEF MEDEWERKER?

Je wordt onze gewaardeerde vliegende keep die helpt waar de noodzaak het grootst is. Natuurlijk krijg je ook een vast werkpakket. In dit werkpakket ben je verantwoordelijk voor een goede vastlegging van gegevens en bent in staat om met deze gegevens te werken. Samen met je andere collega’s van de administratieve unit zorg je ervoor dat alles binnen ons team op rolletjes loopt. Verder:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het team voor alle administratieve werkzaamheden, verwerk je interne en externe post in het postsysteem Join, en verwerk je interne en externe facturen en maak je verplichtingen aan in ProQuro, dit alles uiteraard rekening houdend met wettelijke voorschriften. Je bent samen met je directe collega’s verantwoordelijk voor de huuradministratie van o.a. het maatschappelijk vastgoed dat de gemeente Leiden beheert en exploiteert.
• Je bent verantwoordelijk voor de dataverwerking in Planon en zorgt ervoor dat mutaties die door de technisch beheerders, projectleiders en assetmanagers worden voorgelegd, eenduidig en correct worden verwerkt in Planon.
• Je houdt je samen met je directe collega’s bezig met het controleren en vastleggen van energieverbruik van huurders (eindafrekening) en signaleert aanpassingen in doorbelastingen.
• Je maakt de afrekeningen servicekosten en stemt deze af met de asset managers.
• Je levert je bijdrage bij vragen van crediteuren/debiteuren en medewerkers over financieel-administratieve zaken en draagt zo nodig zorg voor verdere afhandeling.
• Samen met je directe collega’s zorg je dat de Onroerendezaakbelasting (intern en extern) wordt doorbelast naar de gebruikers/huurders.
• Indien nodig help je de frontdesk bij piekcapaciteit of als vervanger tijdens afwezigheid van collega’s.
• Je levert een bijdrage aan verschillende rapportages in het kader van de planning- en controlcyclus en stelt desgewenst (financiële) overzichten op.
   

DIT KRIJG JIJ

Aanbod voor jou is een salaris van maximaal €4.297,00 bruto per maand (schaal 8), o.b.v. 36-urige werkweek. Verder bieden we jou:

• Een contract van 36 uur per week aan voor de periode van één jaar. Bevalt het van beide kanten? Dan treed je vast in dienst. Heb je bij de gemeente Leiden een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dan behoud je je arbeidsrecht.
• Een organisatie met korte lijnen waar veel wordt gedaan aan vitaliteit en duurzaamheid.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten of je kan gebruik maken van een NS-Business Card.
• Sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze inwoners.
• Professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling. We hebben een uitgebreide keuze aan trainingen en opleidingen, zodat jij je verder kunt ontwikkelen.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% boven op je salaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) wat je naar eigen inzicht inzet. Bijvoorbeeld voor extra salaris, vakantiedagen of opleidingen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bovenop de wettelijke 70%-regeling.
• Opname in het ABP-pensioenfonds en een jaarlijkse tegemoetkoming ziektekostenverzekering.
• We werken hybride, waarbij het uitgangspunt is dat je een deel van je werktijd in overleg ook thuis kunt werken.
• De ruimte om jouw optimale werk-privé balans te vinden; je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid om je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past. Je krijgt faciliteiten inclusief een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per dag om verantwoord thuis te werken. Voor de dagen die je naar kantoor komt, ontvang je een reiskostenvergoeding. (Afhankelijk van waar je woont).
   

DIT NEEM JIJ MEE

Om je werk met plezier te kunnen verrichten heb je de volgende kennis, vaardigheden en competenties:

• Een afgeronde opleiding op mbo-niveau, bij voorkeur op financieel-administratief gebied en minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Je kunt goed plannen en organiseren en je kunt goed werken met Outlook en MS-toepassingen (m.n. Outlook, Word, Power Point, Excel).
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met het gebruik van Planon als data beheerder. Dit is een harde eis.
• Je bent zelfstandig, proactief, energiek, nauwgezet, integer, doortastend, representatief, klantvriendelijk en klantgericht.
• Je maakt je ICT-applicaties snel eigen, waarbij ervaring met ProQuro, JOIN een pre is.
• Je bent in staat om medewerking te verkrijgen en hebt in contacten met anderen voldoende inlevingsvermogen om weerstand tot een minimum te beperken.
• Maar bovenal ben je een aanpakker, collegiaal en een enthousiaste teamspeler.
   

ONZE AFDELING

De afdeling Grond- en Vastgoedbedrijf houdt zich bezig met het verwerven, beheren, exploiteren, verkopen en het ontwikkelen van gronden en gebouwen. Er werken ongeveer 50 medewerkers verdeeld over twee teams: het grondbedrijf en het vastgoedbedrijf.

De afdeling Grond- en Vastgoedbedrijf wordt door de afdelingsmanager en twee teamcoördinatoren aangestuurd. “Helder handelen met kennis van zaken” is voor de afdeling het leidend principe. Met plezier in ons werk en door samenwerking komen we verder.

De administratief medewerkers met een specialismen op het gebied van erfpachtadministratie, de parkeeradministratie, de huuradministratie en dergelijk intensiever samen met als doel kennis uit te wisselen en elkaar te kunnen vervangen. Je komt te werken bij het team Vastgoedbedrijf en valt ook onder desbetreffende teamcoördinator.
 

WE MAKEN GRAAG KENNIS MET JE

We zien je sollicitatie graag uiterlijk 6 november 2024 tegemoet. Meer inhoudelijke informatie nodig? Neem dan contact op met Denis Stillewagt, Teamcoördinator, via 06 4570 2693. Heb je vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met Paul Stad, recruiter via telefoonnummer 06 8192 0790. De vacature staat zowel in als extern open. Het kan zo zijn dat we bij voldoende reacties de vacature eerder (extern) sluiten. Dus wacht niet te lang met reageren.

TYPISCH LEIDEN

Leiden is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!

We zoeken collega’s die ons helpen bouwen aan een duurzame, sociale en
toekomstbestendige stad en gemeente.

WIJ ZIJN GEMEENTE LEIDEN.
WIE BEN JIJ?