Projectsecretaris

Werken voor Woerden en Oudewater!         

Projectsecretaris 

Zorg jij voor planning, overzicht en rust? Ben jij de verbindende schakel tussen de verschillende partijen binnen een project? Wil jij werken in een dynamische omgeving met volop kansen voor persoonlijke groei? Kom dan werken bij ons! 

Werk waar je trots op kunt zijn.  
De gemeenten Woerden en Oudewater zijn volop in beweging. Er wordt hard gewerkt aan grote en kleine, uitdagende projecten en opgaven binnen twee gemeenten. Denk aan duurzaamheidsprojecten rond de energietransitie, maar ook bijvoorbeeld het realiseren van nieuwbouwprojecten. 

Dit ga je doen. 
Als projectsecretaris lever je een belangrijke bijdrage aan de realisatie van projecten op het gebied van ruimtelijk ordening. Hierbij werk je nauw samen met diverse projectmanagers en ondersteun je projecten met organisatorische, communicatie- en secretariële werkzaamheden. In deze functie heb je zowel uitvoerende als signalerende taken en bewaak je de voortgang van de verschillende projecten.

Verder ben je verantwoordelijk voor:

• Voorbereiden en organiseren van overleggen ten behoeve van verschillende parallel lopende projecten, met (naar behoefte) notulen of actielijsten van vergaderingen, het uitzetten en opvolgen van acties uit de projectplanningen, en het beheer van projectdossiers
• Bewaken van planningen en signaleren van mogelijke afwijkingen en bijkomende planningsrisico's
• Beheren van de projectfinanciën, in samenwerking met de projectmanager, budgetbeheerder en eventueel betrokken planeconoom en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen
• Voorbereiden en organiseren van informatiemomenten (met bewoners, bedrijven, e.a.), het (mede)initiëren van communicatie en participatie met betrokken partijen, het opbouwen en onderhouden van een functioneel relatienetwerk
• Bijdragen aan de professionalisering van het projectmanagement.

Je ziet het; jouw organisatietalent is keihard nodig! 

Hoe de dag er van jouw collega-projectsecretaris ‘Mia’ uit ziet: 
Ik start mijn dag meestal op het gemeentehuis in Woerden. Ik start m’n laptop op, zeg collega's op de afdeling gedag en pak een kop koffie. Ik start met een check van niet alleen mijn eigen agenda, maar ook die van mijn projectleiders. Loopt alles, is alles goed geregeld?  Zijn er nog urgente veranderingen nodig? Vervolgens bekijk ik de binnengekomen e-mails en reageer hierop waar nodig. Daarna ga ik in vergadering met een van de projectteams, Ik maak aantekeningen en stel de actielijst op. Natuurlijk ondersteun ik mijn projectleider(s) bij zijn/haar acties en probeer hem/haar zo te ontzorgen. Tijd voor de lunch met een aantal collega's in het bedrijfsrestaurant en aansluitend een korte wandeling over het bedrijventerrein. In de middag pak ik zaken op, bijvoorbeeld rondom een te organiseren bewonersavond. Vervolgens neem ik contact op met de projectontwikkelaar om wat zaken na te vragen over de werkzaamheden die rondom een woningbouwlocatie moeten gaan plaatsvinden. Ik handel nog wat mails af, en maak kennis met een nieuwe collega op de afdeling. De dag zit er alweer op, morgen weer een nieuwe dag, die weer helemaal anders is.

 Jouw sterke punten. Worden wij blij van. 
Jij brengt in een dynamisch speelveld rust, overzicht en structuur. Je ondersteunt de projectleider of opgavemanager bij het aansturen en beheersen van alle activiteiten. Jij bent de rots in de branding en zorgt voor een strakke planning en administratie. Je hebt aan een half woord genoeg om de juiste informatie te verzamelen. Flexibel en stressbestendig reageer je ad hoc op wat nu nodig is.

Je bent proactief en ondernemend en durft zaken naar je toe te trekken; Kom maar op! Je denkt in creatieve oplossingen en mogelijkheden. Jij helpt je collega's graag om vraagstukken te vertalen naar scherpe taken en acties. 

Wat jou verder onze nieuwe projectsecretaris maakt? 

• Je hebt een afgeronde Mbo+ opleiding.
• Je bent voor 24 uur per week beschikbaar.
• Je hebt werkervaring als projectondersteuner of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring met MS-office en MS-teams.
• Vanzelfsprekend spreek en schrijf je foutloos Nederlands. 

Extra enthousiast worden wij als je: 

• Ervaring hebt met Sharepoint en/of Decos Join.
• Ervaring hebt in het ruimtelijk domein of in de bouwsector. 

Een goed team. Daar hoor je bij.
Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team Ruimtelijk Beleid en Projecten. Samen met zo'n 50 collega’s werk je aan de ruimtelijke ontwikkeling van 2 gemeenten. Je werkt samen met jouw collega’s van projecten. Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht. 

Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega’s ontmoet. Maar ook werken op het stadskantoor in Oudewater, het stadserf, projectlocatie of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden. 

Welkom in Woerden en Oudewater 
Woerden en Oudewater liggen allebei in het prachtige Groene Hart. Je hebt te maken met twee besturen: het gemeentebestuur van Woerden en van Oudewater. We werken samen voor ruim 60.000 inwoners. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart. 

Mooie arbeidsvoorwaarden. Die wil je hebben. 
Alle financiële arbeidsvoorwaarden op een rij, weet je meteen waar je aan toe bent:  

• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Zo krijg je een maximaal salaris van € 4.297,00 (schaal 8) en ruim 25 vakantiedagen op basis van 36 uur per week, daarnaast bouw je uitstekend pensioen op bij het ABP. De inschaling is indicatief onder voorbehoud van optimalisatie van het functiehuis.
• Boven op je salaris ontvang je een persoonlijk Individueel Keuze Budget van 17.05% (inclusief 8% vakantiegeld). Dit kun jij inzetten waar jij het voor wilt. Elke maand extra salaris verdienen (maximaal) € 733,00? Of misschien liever extra verlofdagen bijkopen? 
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
• Dat je van ons je eigen iPhone en laptop in bruikleen krijgt, vinden we vanzelfsprekend.
• Je thuiskantoor wordt gefaciliteerd. 

Op de mooie arbeidsvoorwaarden komt nog als extra: 

• Jouw ontwikkeling staat centraal: Bij onze Groene Hart Academie, waar je interne opleidingen en trainingen kunt volgen of gebruik kunt maken van onze interne coachpool. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf. 
• Sluit je aan bij onze actieve personeelsvereniging, EDOS, die allerlei leuke activiteiten organiseert? 

Nu reageren. En laten zien wat je in huis hebt. 

Zin in deze baan bij de gemeenten Woerden en Oudewater? 

• Met vragen kun je contact opnemen met onze recruiter Melissa Baas met telefoonnummer: 0348 42 87 84.
• Wij hanteren geen sluitingsdatum voor de vacature. Wij gaan met een passende kandidaat direct in gesprek.
• Reageer via het online sollicitatieformulier 

Binnen 10 werkdagen ontvang je een inhoudelijke reactie op jouw sollicitatie. We kijken ernaar uit je te ontmoeten! 

• Wij vragen al onze nieuwe collega’s een geldige Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen bij indiensttreding. 

Het vinden van een wederzijdse match, daar krijgen we nieuwe energie van! Daarom zijn onze vacatures geen oproep voor acquisitie, we werven onze nieuwe collega’s graag zelf.