Senior facilitair coördinator (Combinatiefunctie)

Zorg jij met jouw kennis en ervaring voor het optimaal integreren van complexe facilitaire processen in onze organisatie? Dragen jouw coördinerende kwaliteiten bij aan richting en duidelijkheid voor het hele team? Voor deze uitdagende combinatiefunctie zoeken wij een nieuwe collega met analytische en leidinggevende vaardigheden!

Wat houdt je functie in?

In deze functie als senior facilitair coördinator vervul je meerdere rollen. Een van de belangrijke rollen die je in ieder geval de aankomende 3 jaar zult vervullen is de rol van kwartiermaker facilitaire diensten met focus op de fusie van de gemeente Hilversum en gemeente Wijdemeren. De andere rol die je als coördinator hebt, is het aansturen van onze collega’s, het verbeteren van onze processen en het toetsen van kwaliteit op onze documentaire informatievoorziening, ook wel DIV genaamd. DIV bevindt zich binnen het cluster Informatiebeheer binnen team Facilitair. 

Het uitoefenen van deze twee rollen betekent dat je meebouwt aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair voor een nieuwe gemeente van 110.000 inwoners en 1100 collega’s.  

Om je een beter beeld te geven van beiden taken, zijn deze rollen hieronder wat uitgebreider beschreven. 

Kwartiermaker fusie facilitaire diensten
Op dit moment is de wens van de Colleges en Raden van gemeenten Hilversum en Wijdemeren om 1 januari 2027 bestuurlijk te fuseren. Vooruitlopend zal de ambtelijke fusie per 1 januari 2026 tot stand komen. De ambtelijke organisatie en de diensten van Wijdemeren worden dan geïntegreerd in die van Hilversum. 

Deze samenvoeging vraagt om het analyseren van alle facilitaire processen die op dit moment aanwezig zijn. Je zoekt uit welke contracten hieraan ten grondslag liggen om vervolgens een plan op te stellen en uit te voeren wat nodig is om elke facilitaire dienst middels één dienstencatalogus, één proces en contract uit te voeren. Gemeente Hilversum is gecertificeerd volgens de CO2 prestatieladder – niveau 3. Tijdens het analyseren van de facilitaire processen dient rekening gehouden te worden met het zoveel mogelijk verlagen van onze CO2 footprint. 

Na het optimaal voorsorteren (maken plan van aanpak) op deze integratie speel je een belangrijke rol bij de implementatie van de diverse processen. Als senior zorg je ervoor dat de facilitaire- en huisvestingsprocessen na de implementatie efficiënt en effectief verlopen. Er wordt van je verwacht dat je sensitief en proactief bent en initiatief neemt voor het analyseren en op papier zetten van de facilitaire processen en deze ook daadwerkelijk tot realisatie gaat brengen. 

Als senior coördinator verwachten we dat je ongeveer 24 uur in de week aan deze rol zult besteden. Deze werkzaamheden zullen doorlopen tot aan 1 januari 2027. Na 1 januari 2027 zullen er voldoende facilitaire contracten en projecten zijn om invulling aan te geven in je rol als senior.

Coördinator documentaire informatievoorziening
Als senior facilitair coördinator houd jij je bezig met de coördinatie van de werkzaamheden van 4 medewerkers, de dagelijkse gang van zaken en het onderhouden en verbeteren van de kwaliteit van de (digitale) post-intake. Je helpt en coacht de collega’s op inhoud en vaardigheden van Informatiebeheer en verzorgt de dagelijkse planning van de werkzaamheden.

Je bent zowel binnen het team facilitair als in de rest van de organisatie het eerste aanspreekpunt van het team informatiebeheer. Je bent namens team facilitair gesprekspartner bij projecten of structurele samenwerking in de informatieketen. Hierbij werk je nauw samen met de afdelingen recordmanagement en functioneel beheer. Je geeft met je collega’s uitvoering aan het informatie(beveiliging)beleid, je neemt positie en verantwoordelijkheid in de kwalitatieve uitvoering van processen en service afspraken richting het primaire proces. Je onderhoudt en verbetert de interne procedures en werkafspraken, signaleert risico’s, verbeter- en/of knelpunten en mogelijkheden voor nieuwe producten en diensten en adviseert hierover aan de teammanager. De bedrijfsvoering-taak ligt bij jouw teammanager. De verwachting is dat deze functie ongeveer 12 uur in de week zal bedragen.

Wie ben je? 

Je hebt een positieve instelling en denkt in mogelijkheden. Je bent je bewust van de doelstellingen en zet je volledig in om deze tot een goed einde te brengen. Je weet de wensen en behoeften van klanten goed te achterhalen, je handelt hier ook naar en je vindt het belangrijk om kwaliteit te leveren. Je hebt een goed gevoel voor teamverhoudingen en neemt actief deel aan overleggen en activiteiten. Een situatie, probleem of vraagstuk weet je vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en je bedenkt daarvoor een passende oplossing. Je hebt zin om in een dynamisch en gedreven facilitair team te werken in een gemeente met ambitie en brengt een gezonde dosis humor mee. Je kan coachen op inhoud en mens en hebt daarin goede communicatieve vaardigheden zodat je met de collega’s in het cluster operationeel kan aansturen alsmede op tactische niveau met leveranciers en management kan sparren. Daarnaast is het belangrijk dat je de kernwaarden van de gemeente Hilversum toe past in je dagelijkse werkzaamheden.

Wat breng je mee? 

• HBO werk- en denkniveau;

• Aantoonbare kennis en ervaring van facilitair en huisvesting;

• Goede kennis van Excel, Office 365, TEAMS, en TOPDesk;

• Kennis van projectondersteuning en projectmanagement of brengt voldoende ervaring mee met het uitvoeren van projecten;

• Kennis van contract- en leveranciersmanagement op operationeel en tactisch niveau;

• Ervaring met werken in een regie-organisatie;

• In het bezit van BHV/ Ploegleider of je staat ervoor open om dit te halen.

Hoe ziet team facilitair eruit?

Je komt te werken op de afdeling Interne Dienstverlening in het team Facilitair. Dit team is onderverdeeld in drie clusters: Facilitaire Services (Soft Services), Huisvesting (Hard Services) en Informatiebeheer waarbij jij de senior facilitair coördinator bent van het cluster informatiebeheer. 

• Services zorgt voor de “soft” facilitaire dienstverlening. Denk hierbij onder andere aan schoonmaak, catering, binnen beplanting, drukwerk, kantoorartikelen, leaseauto’s, vergaderfaciliteiten en AV-middelen.
• Huisvesting is verantwoordelijk voor de “hard” facilitaire dienstverlening. Denk onder andere aan al het huurdersonderhoud aan E/W installaties, beveiliging en technische beveiliging, meubilair, preventiemedewerker/ ARBO middelen, BHV organisatie, facilitaire- en huisvestingsprojecten, verhuizingen en energie/ duurzaamheid.
• Informatiebeheer verzorgt de post-intake, het scanproces en aanbieden van digitale post in zaaksysteem.

Team Facilitair heeft een hoge uitbestedingsgraad waarbij de dienstverlening ingericht is met single service managementcontracten waarbij de ontwikkeling ingezet is naar Multiservicedienstverlening. De bode dienstverlening en informatiebeheer worden uitgevoerd door eigen medewerkers voorzien van een flexibele schil. Voor alle onderdelen geldt dat zij proces-verbonden zijn met één of meerdere teams/afdelingen binnen onze organisatie. 

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland

Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad. Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Wat bieden wij je?

• Een 36-urige werkweek.
• In eerste instantie een jaarcontract, met intentie tot verlenging naar een contract voor onbepaalde tijd.
• De functie is ingedeeld in schaal 10. Deze schaal loopt van minimaal € 3.602,- tot maximaal € 5.313,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. In samenspraak met jou wordt de inschaling bepaald, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden en doorgroeimogelijkheden.
• Wij hebben een breed aanbod aan opleidingsmogelijkheden op vakgebied en persoonlijke ontwikkeling. De Hilversum Academie is een platform waar de gemeente Hilversum trainingen, workshops en e-learnings aanbiedt voor alle medewerkers. Vanaf je eerste werkdag kun je hier zelf gebruik van maken;
• Een gezonde werk- en privébalans vinden wij belangrijk! Afhankelijk van je functie kun je bij ons hybride werken. Omdat we onderlinge verbinding belangrijk vinden is ons uitgangspunt dat je de helft van je werktijd op locatie werkt.

Enthousiast?

We komen graag met je in contact! Laat onderaan deze pagina je cv en motivatie achter en we zullen contact met je opnemen. De sluitingsdatum van deze vacature is zondag 17 november 2024. De eerste gesprekken vinden plaats in de week van 18 november 2024. 

Heb je nog inhoudelijke vragen over deze functie? Neem dan contact op met Jan Willem de Wit (Teammanager Facilitair) op 06 - 40436664. Heb je nog vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan nu contact op met onze recruiter Tim Nagtegaal op 06 – 81945034 of werving@hilversum.nl. 

Een VOG maakt onderdeel uit van de procedure.

Met deze vacature werven we een nieuwe ‘vaste’ collega. Onze inhuuropdrachten worden gepubliceerd op www.flextender.nl. Acquisitie is dus niet nodig. Dank je wel.