Senior Informatiebeheerder

Vaste functie, 36 uur per week, schaal 8

Het documentbeheer en de archivering van zowel fysieke- als digitale documenten is een heel belangrijk proces voor de gemeente Nieuwegein. Ben jij een ervaren, gedreven en zeer nauwkeurige informatiebeheerder/ recordbeheerder? Dan is deze vacature mogelijk interessant voor jou. Als senior ben je onmisbaar voor je teamgenoten én zetten we jouw expertise graag in, waardoor we jouw werk uitdagend maken en houden. Nieuwsgierig? Lees vooral verder, dan vertellen je meer.

Wat ge je doen als senior informatiebeheerder/ recordbeheerder?
Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de bewaring van zowel fysieke- als digitale documenten van de gemeente Nieuwegein. Je zorgt ervoor dat deze documenten op de juiste manier worden opgeslagen, toegankelijk zijn en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Dit bekent dat je dagelijks bezig bent met:

• Het zelfstandig behandelen van eerste- en tweedelijns vragen van collega’s buiten ons team en het ter beschikking stellen van informatie.
• Het controleren op juiste archiefkenmerken en juiste vernietigingstermijnen. Bij de creatie of wijziging van werkprocessen in systemen kan jij bepalen welke bewaartermijnen bij zo'n proces horen. Je kunt de keuze goed uitleggen o.b.v. ervaring.
• Het uitvoeren van de werkzaamheden die betrekking hebben op de jaarlijkse en maandelijkse vernietigingsrondes, waaronder het beoordelen en categoriseren van de dossiers en documenten op grond van de Selectielijsten archiefbescheiden Gemeenten en intergemeentelijke organen.Het maken van werkinstructies (voor teamgenoten en andere afdelingen) en het geven van een heldere uitleg.

Als senior medewerker benutten wij jouw ervaring en expertise graag op vakinhoud en in de ondersteuning van je directe collega’s/ teamgenoten. Je gaat aan de slag met:

• Het ondersteunen van teamgenoten; waaronder het behandelen van vragen, knelpunten en opmerkingen met betrekking tot (complexe) registraties.
• Het signaleren van uitvoeringsrisico's en meedenken over verbetervoorstellen rond het informatie- en archiefbeheer binnen Zaakgericht Werken.
• Het juist toepassen van de eisen van de voorgeschreven regels met betrekking tot de kwaliteitsgegevens op document-, bericht- en zaakniveau.
• De definitieve of eindcontrole op kwaliteit en metadata van door collega’s geregistreerde berichten en/of zaken.

Misschien heb je zelf ook nog ideeën over hoe we jouw senioriteit optimaal kunnen inzetten? Dan horen wij dat graag!

De afdeling Support
De afdeling Support is onderdeel van de bedrijfsvoering binnen de gemeente Nieuwegein (ca 69 fte verdeeld over 4 teams). Wij ondersteunen de organisatie bij de uitvoering van het primaire proces door ervoor te zorgen dat medewerkers en bestuur hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Hoogwaardige kwaliteit van interne dienstverlening bieden, dat is waar wij elke dag voor gaan en staan.

De afdeling Support bestaat uit vier teams: Interne dienstverlening, Regie & Advies, Vastgoed en Beheer & Uitvoering. Als medewerker Informatiebeheer maak je onderdeel uit van het team Interne dienstverlening samen met 9 collega’s.

De missie van de afdeling is:

Wij zijn er trots op dat wij gewaardeerd worden om onze professionele dienstverlening, waardoor we met plezier ons werk doen.

Je herkent ons aan een klantgerichte houding en een proactieve opstelling. Wij hebben oog voor innovatie en verbinding met onze omgeving.

Wat vragen we van jou?

• Tussen de 2-5 jaar werkervaring op het gebied van documentaire informatievoorziening/ informatiebeheer/ recordbeheer;
• Een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van recordbeheer of (digitaal) informatiebeheer zoals SOD2 of vergelijkbaar;
• Je kunt wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer toepassen, zoals de Archiefwet en selectielijsten;
• Benodigde kennis van processen (gemeentelijke primaire en ondersteunende processen/werkinstructies en procedures);
• Je kunt zaakgericht werken, registreren en beoordelen;
• Je bent bekend met archiefprocessen zoals waarderen, selecteren, vernietigen en overdragen en kan dit in de gehele breedte toepassen. Ervaring met overbrengen is een handig, omdat je meewerkt om de overbrenging goed te realiseren. Het is ook voldoende wanneer je het begrip kent, dan ga je er bij ons mee aan de slag.

Wat vinden we verder belangrijk?

• Je bent zowel mondeling- als schriftelijk communicatief vaardig en hebt overtuigingskracht;
• Je bent zeer digitaal vaardig en kan omgaan met verschillende systemen;
• Je bent klantgericht en denkt in mogelijkheden;
• Je kunt zelfstandig functioneren, werkt ook goed samen en kan op een constructieve manier het gesprek aangaan met collega’s;
• Je bent in staat afwisselend te werken tussen digitale en analoge dossiers;
• Het bijhouden van veranderingen in wet- en regelgeving zie je als een basis van jouw adviesvaardigheden.
• Je bent pragmatisch, proactief, leergierig, analytisch en nieuwsgierig;

Wat krijg je van ons?
Je gaat werken in een veelzijdige stad. We zijn trots op onze historie, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. De organisatie staat open voor jouw ideeën en de lijnen zijn kort. Verder hebben we voor je:

• Een salaris van minimaal €3.052,00 en maximaal € 4.297,00 bruto (36 uur, volgens de cao gemeenten schaal 8);
• Een contract van één jaar met, bij goed functioneren, uitzicht op een vast contract;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris dat je vrij kunt besteden aan de beschikbare doelen, passend bij jouw persoonlijke wensen;
• Een professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
• Thuiswerkdagen zijn in overleg mogelijk wanneer het werk het toelaat.

We hebben een levendige personeelsvereniging, de Zandkruiers, met een breed aanbod aan gezellige activiteiten. En een jonge ambtenarennetwerk, de Nieuwe Geineratie, die allerlei interessante activiteiten organiseert om je verder te ontwikkelen als professional. Ook organiseren zij maandelijks een gezellige borrel waarbij je collega’s van verschillende afdelingen kan ontmoeten én nieuwe inzichten kan opdoen.

Meer weten?
Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met René Koetsveld (Projectleider Informatiebeheer) via telefoonnummer 06-20455872.

Direct solliciteren?
Ben je na het lezen van de vacature enthousiast geworden over deze baan? Dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Wij ontvangen graag je cv en een korte motivatiebrief.

Je kunt tot en met maandag 21 april 2025 reageren op deze vacature.

Deze vacature is intern en extern tegelijkertijd gepubliceerd.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.