Ervaren Secretaresse

Hou jij van plannen en organiseren? Ben jij energiek, dienstverlenend en kun je goed werken onder tijdsdruk? Heb je ook nog affiniteit met werken bij een gemeente? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Ervaren secretaresse

• 28 tot 32 uur per week
• Maximaal € 3.831,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur.
• Reageren kan t/m dinsdag 15 oktober o.v.v. vacaturenummer: 2024-056-AO

Wat ga je doen

Geen dag is hetzelfde in deze uitdagende baan. Ad hoc werken, structureren, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak zijn voor jou vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Jij zorgt ervoor dat bestuurders blind op hun agenda kunnen vertrouwen, hun dag soepel verloopt en dat de stukken die ze nodig hebben op tijd (digitaal) klaarliggen. Je denkt vooruit, neemt initiatief en draait je hand niet om voor spoedklussen die tussendoor komen. In hectische tijden houd jij het hoofd koel en ben je in staat te prioriteren en rustmomenten te creëren in de agenda’s. Je kijkt naar de actuele behoefte en past daarop de gemaakte planning aan. Je bent zorgvuldig, stressbestendig, integer en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Je hebt onder andere de volgende taken:

• Beheren van complexe agenda’s;
• Voorbereiden van vergaderingen door het digitaal klaarzetten van vergaderstukken ;
• Bijwonen van diverse overleggen en uitvoeren van daaruit volgende acties;
• Post, telefoon en e-mailbehandeling;
• Voorbereiden bezoeken en ontvangst van gasten;
• In voorkomende gevallen ondersteun je ook de directieleden bij hun taken of overleggen.

Hoe ziet je werkdag eruit? 

Je begint je werkdag met het doornemen van de afspraken van de bestuurder onder het genot van een kopje koffie. Je weet precies wat je moet vragen om verder te kunnen met het plannen van de afspraken in haar agenda. Daarna scan je de mailbox en beantwoord je de belangrijke mails eerst. Je belt met een aantal contactpersonen om overleggen in te plannen en reserveert een auto voor afspraken buiten de deur. Je zorgt dat er een relatiegeschenk klaarligt voor het bezoek. Na de lunch met je directe collega’s verzamel je de agendapunten voor het beleidsoverleg en zet de bijbehorende stukken alvast in Ibabs. Tussendoor handel je wat telefoontjes af, haalt bezoek op bij de receptie en verwerk je ingekomen mails. Aan het eind van de werkdag loop je de agenda voor de rest van de week door en check je of alle stukken voor de overleggen klaarliggen.

Wie je bent

• Je bent pro-actief ingesteld, beschikt over doorzettingsvermogen en kunt goed overzicht houden;
• Je bent nauwkeurig, flexibel, stressbestendig en kan goed planmatig werkzaamheden uitvoeren;
• Je bent professioneel en hebt een representatieve uitstraling;Je beschikt over een relevante secretariële opleiding op MBO/HAVO niveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Een klantgerichte en klantvriendelijke werkhouding is voor jou vanzelfsprekend;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, Office 365 en bij voorkeur ervaring met Ibabs;
• Tot slot staat integriteit en discretie hoog bij je in het vaandel.

In welk team kom je terecht

Je bent vast nieuwsgierig wie jouw nieuwe collega’s worden in deze functie. Als bestuurssecretaresse maak je onderdeel uit van een team van drie bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses (cluster bestuursondersteuning). Jullie werken onderling nauw samen voor een soepel verloop en vervangen elkaar tijdens vakanties en ziekte. Samen zorgen jullie voor de planning en onderlinge bezetting zodat het bestuurssecretariaat 5 dagen per week bezet is. Het cluster valt onder het team Advies & Ondersteuning. Naast Bestuursondersteuning bestaat het team uit de vakgroepen Juridische Zaken, Communicatie, Veilig, Bestuursadviseurs, Kabinetszaken en Onderzoek & Statistiek. 

Dit bieden we je

• Een jaarcontract met een salaris tussen € 2.700,- en € 3.831,- (op basis van 36 uur, schaal 7)
• Na een jaar kans op een vast contract, afhankelijk van je beoordeling
• 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) voor bijvoorbeeld extra vakantiedagen of uitbetaling
• Flexibel, hybride werken in overleg met je team
• Een centraal gelegen werkplek naast het station, 8 minuten van Utrecht Centraal
• Laptop, telefoon en volop opleidingsmogelijkheden via onze Houten Academie
• Vitaliteitsprogramma, leasefiets en reiskostenvergoeding (NS Business Card mogelijk)
• Betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling (ABP).

Enthousiast geworden?

Dan wil je vast solliciteren. Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv. Je kunt solliciteren tot en met dinsdag 15 oktober. Vermeld bij je sollicitatie het vacaturenummer 2024-056-AO

Wil je meer weten over de functie? Bel, app of mail met Esther ter Horst, teammanager Advies en Ondersteuning (06-29287587 of esther.ter.horst@houten.nl of met Nadine van Vliet, personeelsadviseur (06-21678893).

Verwachten wij dat we een goede match zijn, dan nodigen we jou uit voor een eerste gesprek. De gesprekken vinden plaats op maandag 28 oktober. Wij zien je sollicitatie met interesse tegemoet!

Kom je bij ons in dienst? Dan is een VOG verplicht.
 
Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. 
Acquisitie stellen we niet op prijs. Delen van deze vacature in je netwerk wel!