Secretaresse

Welke uitdaging bieden wij

Ben jij een organisatietalent met een hart voor de publieke zaak? Voor de teams Gebiedsprojecten en Beleidsadvies zoeken we één secretaresse die het management en teamgenoten ontzorgt en ondersteunt met uiteenlopende taken. Je komt terecht in een gezellig team met leuke collega’s, waar samenwerken centraal staat!

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken en ben je een belangrijke speler binnen het team. Jouw taken omvatten onder andere:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het management en ondersteunt hen in het beheer van hun agenda. Je maakt planningsafwegingen, stelt daarbij prioriteiten en structureert en stemt hierover indien nodig af. Je bewaakt de voortgang en het nakomen van gemaakte afspraken;
• Je verzorgt voor de gemaakte afspraken de (online) vergaderfaciliteiten, inclusief eventuele catering;
• Je verzorgt, verwerkt en registreert de (digitale) in- en uitgaande post en digitale meldingen (documentinformatiesysteem). Je zet (digitale) inkomende post en meldingen door. Je organiseert en levert adreslijsten aan voor mailings;
• Je plant vergaderingen, bijeenkomsten en diverse sociale activiteiten en bereidt deze organisatorisch voor;
• Je vraagt agendapunten op, maakt vervolgens agenda’s voor vergaderingen op, controleert de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, verspreidt de stukken en verwerkt deze in de juiste systemen;
• Je bent aanwezig bij vergaderingen, stelt actie- en besluitenlijsten op en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken;
• Je hebt een signaalfunctie ten behoeve van een optimale performance van het team of management en doet verbetervoorstellen;
• Je zorgt in afstemming met collega’s dat de continuïteit van de dienstverlening van het secretariaat is gewaarborgd.

Waar ben je goed in

Jij bent iemand die zelfstandig taken oppakt en deze tot een goed einde brengt. Stressbestendigheid is één van je sterke punten; je behoudt altijd het overzicht en blijft kalm onder druk. Je communicatieve vaardigheden stellen je in staat om duidelijk en effectief te communiceren met collega's, inwoners en externe partijen. Je weet praktische oplossingen te vinden voor uiteenlopende vraagstukken. Je bent flexibel en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Bovendien toon je een proactieve werkhouding: je ziet kansen en neemt het initiatief om verbeteringen door te voeren. Je bent administratief sterk onderlegd of je wilt je hierin graag verder ontwikkelen.

Op welke ervaring bouw je verder

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Je bent bereid om vooral fysiek op kantoor aanwezig te zijn. Hybride werken vanuit huis is mogelijk;
• Je hebt relevante werkervaring voor deze rol.

Dit krijg je van ons

Voor jouw harde werk en inzet bieden we je een passende beloning. Wij bieden jou de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Je salaris bedraagt maximaal € 3.831,- op basis van 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en werkervaring, conform schaal 7.
• Een individueel keuzebudget van maximaal €758,54 per maand, o.b.v. 19,8 % IKB. Uiteraard kun je dit ook inzetten voor extra vakantiedagen, een nieuwe fiets etc. Net wat er in jouw levensfase belangrijk voor je is!
• Een ruim aanbod aan cursus- en opleidingsmogelijkheden, gericht op jouw ontplooiing en ontwikkeling.
• Laptop en mobiele telefoon van de organisatie.
• Een duurzaam pensioen via het pensioenfonds ABP, waarvan 70% vergoed wordt door de werkgever.
• Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.

Meer weten?

Maatwerk, uitdaging en ontwikkeling zijn kernwoorden in ons personeelsbeleid. Past deze uitdaging bij jou als persoon en zie jij raakvlakken met jouw eigen ervaring en hetgeen wij vragen? Solliciteer dan direct! Heb je eerst nog wat vragen? Neem dan contact op met:

• Monique van den Borne (Teammanager) via 06 – 51 08 96 52 of
• Louise Portier (Secretaresse) via 06 - 51 71 79 76
• Joost Duijvesteijn (Corporate Recruiter) via 06 – 42 02 91 60

Locatie en gespreksdata

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in het gemeentehuis aan de Tobias Asserlaan 1 te Bergschenhoek. De vacature sluit op 26 januari waarna er twee gespreksrondes plaatsvinden in week 5 en 6.