Sectorsecretaresse Facilitaire en Administratieve Ondersteuning

Jouw rol:
Jij bent de steun en toeverlaat van het managementteam van onze sector:

• Je beheert de agenda's van het sectormanagement, rekening houdend met prioriteiten en deadlines.
• Je organiseert de meer complexe vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief de planning, locatie, voorzieningen en vergaderstukken.
• Je zorgt voor de verslaglegging en het helpen bewaken van de opvolging van besluiten van afdelingsoverstijgende overleggen.
• Je beheert de postbus en mailbox van de sector, door post en mail door te leiden en tijdige afhandeling te bewaken.
• Zorgen voor het bestellen en geleverd krijgen levering van werkplekbenodigdheden en voor de gastvrije ontvangst van externe bezoekers.

Quote van een collega
Collega Jeroen van de Pol: “Als managementassistent speel je een cruciale rol voor ons als MT en alle collega’s uit de sector. Iemand die onze dagelijkse gang van zaken ondersteunt en helpt stroomlijnen maakt echt het verschil in het team!”

Met wie werk je samen?
Je werkt samen met alle leden van het managementteam en alle andere collega’s van onze sector. En je werkt natuurlijk veel samen met de managementassistenten van de andere gemeentelijke sectoren om dit belangrijke werk goed in te kunnen vullen.

Dit breng jij mee:

• Opleiding: je hebt MBO-werk en denkniveau.
• Ervaring: bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functiebinnen de (semi-)overheid, je hebt ervaring met in ieder geval MS Office, SharePoint, Teams en krijgt nieuwe tools snel onder de knie.
• Vaardigheden: je bent goed in het beheren van agenda’s, het organiseren van meer complexe vergaderingen en in de verslaglegging van conclusies en actiepunten.
• Je beheert de actieoverzichten van het sector-MT en de digitale en analoge postbus/mailbox van de sector, door post en mail door te leiden en tijdige afhandeling te bewaken.
• Je krijgt energie van het faciliteren van teams door hen te helpen met bijvoorbeeld werkplekbenodigdheden en het ontvangen en begeleiden van externe bezoekers.
• Je bent flexibel en samenwerkingsgericht en in staat om effectief te functioneren in een dynamische omgeving en netwerken te onderhouden binnen de organisatie.
• Je beschikt over sterke communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, hebt een proactieve werkhouding, met het vermogen om zelfstandig problemen op te lossen en resultaatgerichte verbeteringen voor te stellen.

Wat bieden wij?
Een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans. Verder mag je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.434,- en € 3.524,- (36-urige werkweek), afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
• Een jaarcontract, met de intentie om het om te zetten naar een vast contract.
• 27 vakantiedagen per jaar (fulltime). Mogelijkheid om ADV dagen op te bouwen, met in totaal ongeveer 10 weken verlof per jaar (naar rato bij deeltijd).
• 17,05 % Individueel Keuzebudget (IKB), te besteden aan bijvoorbeeld verlofdagen, fietsvergoeding of uitbetalen. Dit houdt in dat er elke maand 17,05% van je bruto maandsalaris voor jou wordt gereserveerd.
• Reiskosten:
  
  • Openbaar vervoer? Volledige OV-vergoeding.
  • Auto? Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km (woon-werkafstand) vanaf 7.5 km t/m 40 km enkele reis.
  • Fiets/e-bike of te voet? Vergoeding van € 0,23 per km zonder maximum.
  • Hybride werken: een balans tussen flexibele werkplekken op kantoor en thuiswerkfaciliteiten met een thuiswerkvergoeding.

Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden?
Bekijk deze op de pagina over arbeidsvoorwaarden.

Mocht je een interne sollicitant zijn dan ben je al bekend met de arbeidsvoorwaarden en is mogelijk niet de hele tekst op jou van toepassing.

Waar kom jij voor staan?
Eindhoven barst van de energie. Onze stad is de laatste jaren flink gegroeid en blijft groeien. Elk jaar komen er meer mensen om te wonen, leren, werken, verblijven en recreëren. Dat brengt veel moois met zich mee. En ook uitdagingen. We ontwikkelen een stad voor alle Eindhovenaren, van nu en de toekomst. Een stad waarin iedereen een plek heeft en zich thuis voelt, waar je ook vandaan komt. Waarin ondernemers hun dromen kunnen waarmaken en kennis, innovatie en design alle ruimte krijgt. Want mensen maken de stad. Het vraagt veel van onze organisatie om dat waar te kunnen maken. We versterken daarom onze organisatie en maken ’m samen toekomstbestendig voor de grote opgaven waar we als stad en regio voor staan. Eindhoven, werk waar je voor staat.

Voor de meeste functies, zo ook voor deze functie, geldt dat hybride werken mogelijk is. Medewerkers zullen daarom minder vanuit kantoor en meer online werken. Dit betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en inclusie vinden we heel belangrijk. Bij ons is ruimte voor iedereen. We zijn blij met de verschillen tussen onze medewerkers. Die hebben we het liefst net zo groot als die in onze stad en regio. Want juist doordat we verschillend zijn, maken we samen onze grote plannen waar. Wil je weten hoe het is om bij ons te werken? Lees dan de verhalen van onze medewerkers op www.werkenvooreindhoven.nl.

Geïnteresseerd?
Wij zijn benieuwd naar jou! Reageren kan tot en met maandag 26 januari.Let op: bij voldoende kandidaten sluiten we de procedure eerder dan de gestelde sluitingsdatum.

Vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met onze recruiter Mark Dimmers via mark.dimmers@eindhoven.nl. Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij Albert Venemans via 0610623844.

In het kader van ons ‘Gelijke kansen beleid’ en onze objectieve selectieprocedure is de motivatiebrief geen onderdeel meer van ons selectieproces, zie de pagina over solliciteren voor meer informatie.”

De eerste gesprekken staan gepland (waarschijnlijk) op donderdag 30 januari, de evt. benodigde vervolggesprekken op dinsdagochtend 21 januari.

Acquisitie stellen we niet op prijs.